EDI staat voor Electronic Data Interchange: bedrijven wisselen documenten zoals bestellingen, verzendberichten en facturen uit in een vast, gestructureerd formaat, rechtstreeks tussen hun systemen. Geen pdf's per mail, geen overtypen. Grote retailers werken bijna altijd met EDI, en vragen dat ook van hun leveranciers.
Waarom retailers EDI vragen
Een grote retailer werkt met honderden leveranciers en ontvangt elke dag duizenden leveringen. Als al die informatie manueel verwerkt zou moeten worden, loopt alles vast. Met EDI komt een bestelling automatisch bij de leverancier binnen, en weet het distributiecentrum vooraf precies wat er onderweg is.
De berichten die je het vaakst tegenkomt
- ORDERS: de bestelling van de retailer.
- ORDRSP: de orderbevestiging, waarin je bevestigt wat je kunt leveren.
- DESADV: het verzendbericht of ASN (Advance Shipping Notice). Het kondigt aan welke pallets onderweg zijn, met hun SSCC-code, de producten, aantallen, lotnummers en houdbaarheidsdata.
- RECADV: het ontvangstbericht, waarin de retailer bevestigt wat hij effectief ontvangen heeft.
- INVOIC: de factuur.
In de retail zijn die berichten meestal gebaseerd op de internationale standaard EDIFACT, en meer bepaald op EANCOM, de variant van GS1 voor de handel. Elke retailer heeft wel eigen afspraken over welke berichten en velden verplicht zijn.
Waarom het verzendbericht zo belangrijk is
Van alle berichten gaat het in de praktijk het vaakst mis bij de DESADV. Het bericht moet exact overeenkomen met wat er op de pallet staat, en met de SSCC op het label. Komt de pallet aan zonder verzendbericht, of kloppen de aantallen niet, dan kan het distributiecentrum de levering weigeren of kosten aanrekenen. Daarom maak je het verzendbericht best aan op basis van wat er effectief gepickt en geladen is, en niet op basis van de bestelling. Meer over labels en SSCC lees je in leveren aan supermarkten en retailers.
Hoe regel je EDI als kmo?
Je hebt geen eigen IT-afdeling nodig. Er zijn een paar mogelijkheden:
- Een EDI-provider: een externe dienst die de berichten vertaalt tussen jouw systeem en dat van de retailer. Je betaalt meestal een abonnement en een prijs per bericht of per retailer.
- Web-EDI: een online portaal waarin je bestellingen ontvangt en berichten manueel invult. Goedkoop om te starten, maar arbeidsintensief bij meer volume.
- Je ERP: sommige ERP-pakketten hebben een EDI-module of een koppeling met een provider.
- Je fulfilmentpartner: een partner die je retailleveringen doet, kan de logistieke berichten zoals de DESADV aanmaken op basis van wat hij effectief verstuurt.
EDI en Peppol: niet hetzelfde
Sinds 1 januari 2026 is elektronisch factureren via Peppol verplicht tussen Belgische bedrijven. Peppol is een netwerk voor e-facturen en andere documenten. EDI met je retailer is een aparte afspraak, die over veel meer gaat dan facturen. Check bij je retailer en je boekhouder hoe beide in jouw situatie samenlopen.
Sendwit bouwt je pallets volgens de voorwaarden van je retailer, zet er GS1-labels met SSCC op en verstuurt het verzendbericht. Lees meer over onze B2B + B2C fulfilment.